Tietojärjestelmien kenttätyö

Turun Kaupungin Kulttuuritoimiston alaisten laitosten varausjärjestelmien
automatisointi ja integrointi



Tietojärjestelmien kenttätyö ja seminaari, 1993

Turun Yliopisto, Tietojenkäsittelyoppi



Tekijät:Erkki Innola(ohjaaja)
Jukka Aihonen(Konserttitalo)
Marko Grönroos(Wäinö Aaltosen museo)
Juha Paavola(Teatteri)
Heikki Laiho(Kulttuurikeskus)





Sisällysluettelo

Sisällysluettelo2



Johdanto

Tavoitteet

Tarkoituksena on kartoittaa Turun Kaupungin Kulttuuritoimiston alaisten
yksiköiden, kaupunginteatterin, konserttitalon, kulttuurikeskuksen ja Wäinö
Aaltosen museon tietojärjestelmätarpeet. Tavoitteena on saada mahdollisimman
selkeä kuva eri yksiköiden toiminnasta ja etsiä järjestelmien mahdolliset
puutteet ja epäjohdonmukaisuudet, ja niiden perusteella antaa malleja
epäjohdonmukaisuuksien poistamiseen. Pyrkimyksenä on antaa tietoa siitä
miten järjestelmiä voitaisiin kehittää eteenpäin niin, että se vastaisi
juuri niitä odotuksia mitä asiakkaat sekä järjestelmien käyttäjät niiltä
odottavat.

Projektin kohdealueena ovat eri yksiköiden lipunmyynti- ja
tilanvarausjärjestelmät.

Menetelmät

Tarkoituksena on haastatella mahdollisimman laajasti järjestelmiä käyttäviä
henkilöitä, ja saada mahdollisimman kattava kuva työn luonteesta ja
toiminnasta.





Organisaatiokaavio





Nykytilanne

Teatterin lipunmyynti

Lipunvarausjärjestelmä

Teatterilla on hyvä lipunvarausjärjestelmä vuodelta 1990. Teatteri varaa
lippuja viidestä eri myyntipisteestä, jotka sijaitsevat samassa
rakennuksessa. Kaksi pistettä sijaitsee teatterin kolmannessa kerroksessa,
mihin voi soittaa ja varata lippuja. Loput pisteet ovat alakerrassa, josta
varatut liput lunastetaan, ja josta myös otetaan varauksia vastaan.

Lipunmyyntijärjestelmä toimii täysin atk:n avulla. Lipunmyyjät näkevät
suoraan päätteeltä,paljonko lippuja on jäljellä, ja mitkä paikat on jo
varattu,ja mistä osasta katsomoa paikat on varattu. Kaikki viisi
tietokonetta ylä-ja alakerrassa ovat verkossa keskenään, joten
päällekkäisyyksiä varauksissa ei pääse tapahtumaan. Järjestelmän avulla
nähdään myös suoraan eri lippujen hinnat. Myös laskutus tapahtuu kätevästi
järjestelmän kautta.

Järjestelmä on monipuolinen, ja se on käytännöllinen niin lipunmyyjille,
kuin asiakkaillekin, sillä lippujen varaus tapahtuu nopeasti ja joustavasti.

Fyysinen toteutus

Teatterilla on käytettävissä 6 kappaletta Nokian 386sx PC:tä, jotka on
kytketty kiinteällä yhteydellä keskuskoneeseen. Keskuskoneena toimii Nokian
486 PC, ja käyttöjärjestelmänä on PC:lle tehty Unix-järjestelmä Xenix.
Verkko on täysin suljettu piiri, mistä ei ole yhteyksiä ulkomaailmaan.
Verkko on rakennettu kiinteiden kaapeliyhteyksien avulla niin, että uusien
koneiden lisääminen verkkoon on vaikeaa. Tulostimet ovat päätetulostimia,
joten ne eivät ole yhteydessä suoraan keskuskoneeseen.

Verkko itsessään on melko hidas, vaikka sen käyttöaste on alhainen.

Huonot puolet

Huonoina puolina voidaan mainita lippujen peruutuksien vaikeus. Kun
asiakkaat haluavat peruuttaa varaamansa paikan, lipunmyyjien on poistettava
tiedot tietokoneelta, ja vapautettava paikka jälleen myyntiin. Tämä on melko
hankala työ verrattuna manuaaliseen lipunvaraukseen, koska manuaalisessa ei
tarvitse muuta kuin poistaa merkintä kaavakkeelta. Tämä tulee erittäin hyvin
esille silloin kun koko näytös peruutetaan.

Yleistä

Yleisesti ottaen järjestelmä toimii moitteettomasti, ja järjestelmän
käyttöönotosta saakka se ei ole pettänyt kertaakaan. Järjestelmä on
lipunmyyjien kannalta todella helppokäyttöinen,joten järjestelmän muutoksiin
ei ole syytä.





Kuva 1. Teatterin nykyinen järjestelmä.



Kuva 2. Symboleiden merkitykset.

Kaupunginorkesterin lipunmyynti

Yleistä lipunmyynnistä

Kaupunginorkesterin lipunmyynti myy lippuja vain kaupunginorkesterin
konsertteihin. Konserttitalon kanslia myy liput muihin konsertteihin.Yleensä
kaupunginorkesterilla on kaksi konserttia viikossa. Kesällä on hyvin
hiljaista, joten viime vuosina on heinäkuussa yleensä tehty remonttia.

Nykyinen järjestelmä

Nykyinen järjestelmä on täysin manuaalinen. Töissä on yksi täysipäiväinen
lipunmyyjä, joka vastaa koko lipunmyynnistä. Konsertin alussa on usein
avustamassa toinen lipunmyyjä.

Konserttien liput painetaan hyvissä ajoin (viikkoja) ennen konserttien
alkua. Liput merkataan painetuiksi, kun liput saadaan painosta. Tämä
merkintä poistetaan, kun lippu myydään. Loput (myymättä jääneet) poistetaan
tämän jälkeen. Lipuissa on kolme repäisy kohtaa hinnan mukaan, jäljelle
jääneistä kannoista nähdään myytyjen lippujen hinnat. Alennuslipuissa on
hankala käytäntö: lippu on ensin mitätöitävä, jonka jälkeen kirjoitetaan
uusi lippu mitätöidyn tilalle. Kausikortit ovat henkilökohtaisia ja niissä
on kiinteä aika ja paikka koko kauden ajan.

Paikanvaraus toimii paikkakarttaa "rastittamalla". Varauksia otetaan vastaan
sekä paikanpäällä että puhelimitse. Varatut liput lunastetaan yleensä
paikanpäältä. Jonkin verran lippuja lähetetään myös postitse postiennakolla.

Lipunmyyntitilat ovat ahtaat ja tiloihin on avaimet myös muilla kuin
lipunmyyjillä. Remontin myötä myös lipunmyyntitilat saataneen asianmukaiseen
kuntoon.

Toiveita tietokoneistetun järjestelmän suhteen

Henkilökunnan toiveita tietokoneistetun järjestelmän suhteen:
helppokäyttöinen, varma toiminen, yhtä joustava kuin manuaalinen,
mahdollisuus muuttaa ja perua lippuja, ryhmäalennus prosenttialennukseksi
(nykyään saa vapaalipun kymmentä maksettua lippua kohti). Olisi myös hyvä,
jos lippuja voisi myydä pidemmälle kuin nykyisin (kuukausi eteenpäin). Jos
ATK tulee, paras aika olisi syksyllä, jotta kesän aikana voisi perehtyä
uuteen järjestelmään.

Wäinö Aaltosen museo

Wäinö Aaltosen museossa ei varsinaisesti ole mitään paikkoja, joita
yksityisen ihmisen olisi mitenkään tarpeellista varata. Ainoat mahdolliset
varaukset ovat ryhmävaraukset, joita on muutama viikossa. Tämä on kuitenkin
niin vähän, että ne pystytään hoitamaan manuaalisesti. Ryhmien päällekkäin
menemisestäkään ei ole haittaa, vaan kyseessä on lähinnä vain ilmoitus
ryhmän saapumisesta.

Mahdollisuutena esitettiin, että ryhmävarauksia voisi kuitenkin tehdä myös
Kulttuuritoimiston kautta niinä aikoina, kun museo on kiinni, esimerkiksi
maanantaisin. Tämä kuitenkin kannattaisi hoitaa puhtaan manuaalisesti
puhelimen kanssa, soittamalla varauspisteestä museoon silloin kun se on auki
ja kertomalla ryhmät.

Turun Kulttuurikeskus

Hjeltintalo, Vanha Suurtori 7, 20500 TURKU

Kulttuurikeskuksen toiminta ja sen tarjoamat palvelut

Turun Kulttuurikeskus on Turun kaupungin alaisuudessa oleva kultturellisia
palveluja tarjoava organisaatio. Sillä on toimitiloja neljässä eri
rakennuksessa Vanhalla Suurtorilla lähellä Turun Tuomiokirkkoa. (LIITE: 1 ;
Sijaintikartta) Kulttuurikeskuksen tarjoamien kultturellisten tapahtumien
lisäksi sen on tarkoitus tarjota tiloja erilaisten yleisten ja yksityisten
tapahtumien toteuttamiseen. (Konsertit, teatteriesitykset, kokoukset, juhlat
ym.)

Kulttuurikeskuksen tarjoamat tilat

Jokaisessa neljässä erillisessä rakennuksessa Turun kulttuurikeskuksella on
useampia tiloja, joita voidaan vuokrata joko erikseen taikka yhtenäisesti.
Tilojen vuokraukseen kuuluu myös tarvittavan kalusteen vuokraaminen. (Mikäli
se löytyy keskuksen varastoista) Mahdollista on myös tilata
kulttuurikeskuksen oma vahtimestari tilaisuuksien ajaksi. Tilojen
kapasiteetti on pienehkö, verrattuna muun Turun Kulttuuritoimen tarjoamiin
tiloihin.



Vuokrattavia tiloja ovat:Brinkkalan galleriatila

Brinkkalan piha

Hjeltintalon kokoushuone

Hjeltintalon ullakko

Juseliuksen talon 1. kerros

Juseliuksen talon 2. kerros

Juseliuksen talon 3. kerros

Raatihuoneen 1. kerros

Raatihuoneen 2. kerros

Raatihuoneen 3. kerros

Raatihuoneen kellari

Raatihuoneen luokka

Raatihuoneen rahakamari

Raatihuoneen sininen huone +

keittiö



Tarjottaviin kalusteisiin kuuluu: tuolit

pöydät

valolaitteet

äänilaitteet

flyygeli ja vastaavat

piirtoheittimet

Nykyinen tilojen vuokrauksen toiminta

Tilan varaus nykyisellä menetelmällä voidaan jakaa karkeasti 4:ään
vaiheeseen:



Tilan varaus ja sen kirjaaminen

Tilojen varaus Turun Kulttuurikeskukselta voidaan suorittaa puhelimitse,
taikka paikan päällä. (Puhelin: 623 380) Tilan varaus hoidetaan täysin
manuaalisesti yhden henkilön taholta.

Jokaisella talolla ja niissä jokaisella erillisellä tilalla on oma
"päiväkirjansa", joihin kirjataan asiakkaan haluama varaus kyseiseen
ajankohtaan. (LIITE: 2 ; Esimerkki varauskirjan yhdestä sivusta) Samaan
päiväkirjaan merkitään myös asiakkaan kalustetarve. Jokaista tilaa kohden on
vain yksi kirja. Varattua välineistöä ei kirjata muualle kuin kyseisen tilan
varauskirjaan.

Varauksesta informointi ja sen valmistelut

Viikottain varauksista tehdään tilakohtainen lukujärjestyksen näkoinen
taulukko, josta selviää kyseisen tilan varaukset (LIITE: 3 ; Esimerkki
Vanhan Raatihuoneen varaustaulukosta). Ne toimitetaan kaikille
työntekijöille, kyseisiin tiloihin, ilmoitustauluille ja vahtimestarille.
Varaustaulukon mukaisesti vahtimestari siirtää mahdollisimman aikaisin
tarvittavan välineistön asiakkaan varaamaan tilaan. Mahdollisten muutosten
seuratessa joudutaan muutokset kirjaamaan käsin kysisiin taulukoihin, taikka
sitten uusimaan koko taulukot.

Tilaisuuden toteutus

Tilaisuuden ajankohtana kulttuurikeskuksen vakituinen vahtimestari avaa ovet
ja on tarvittaessa myös asiakkaiden palveluksessa mihin kellonaikaan
tahansa.

Vahtimestari pitää myös kirjaa kävijämääristä, jotka hän kirjaa
viikkolistoihin ja jotka hän palauttaa johdolle. Mahdolliset asiakkaan
toivomat lisäkalusteet vahtimestari toimittaa paikalle, mikäli ne ovat
vapaita. (Listojen mukaisesti)

Tilan laskutus

Tilojen laskutus suoritetaan Jukka Ratan taholta (Puh: 623361) ja hänen
koneessaan olevalla laskutusohjelmalla, jonka on tuottanut kaupungin
ATK-osasto. Laskutustiedot syötetään varauspäiväkirjoista manuaalisesti
ohjelmalle jonka mukaan se tulostaa laskut matriisikirjoittimella,
erittelyineen.



Kuva 2. Tiedon kulku nykyisessä varaustoiminnassa

Nykyisen vuokraustoiminnan vaikeudet

Tilan varaus ja sen kirjaaminen

Koska jokaista vuokrattavaa tilaa kohden on 1 kirja päällekkäisyyksien
estämiseksi (Mutta käytännössä ei niiden poistamiseksi) ja se kiertää
paikasta toiseen, työntekijöiden tarkistaessa tilojen käyttöä, joudutaan
yleensä varauksen yhteydessä hakemaan kirjaa eri paikoista, jopa eri
rakennuksista.

Koska varattua välineistöä ei kirjata muualle kuin kyseisen tilan
varauskirjaan, kalusteen varauskapasitteettia ei tiedetä. Työntekijöiden
tiedossa on vain suunnilleen talon tarjoamien välineistöjen määrä, mutta
päällekkäisyyksien mahdollisuus on suuri. Ei ole tarkkaa tietoa siitä, onko
kyseinen välineistö jo varattu jollekin toiselle asiakkaalle eri
varauskirjaan (= eri tilaan). Päällekkäisyyksiä välineistön suhteen ilmenee
etenkin muutoksien kohdalla. On tilanteita, joissa varattuun tilaan ei ole
voitu toimittaa esim. flyygeliä, koska se on ollut viritettynä yksityiseen
konserttiin eri rakennuksessa. Korvauksiin Kulttuurikeskus on kuitenkin
joutunut vain muutaman kerran ja tilanteista on selvitty keskustelemalla.
Tarkan kalustekirjanpidon puuttuessa on myös mahdoton luoda raportteja
laitteistojen käytöstä.

Onlgelmana on myös henkilökunnan vaihtelevuus. Kulttuurikeskuksen viroista
osa on väliaikaisia ja väliaikaistyöntekijöiden on vaikea tietää, miten
paljon välineistöä on milläkin hetkellä vapaana. Tällaisissa tilanteissa on
käännyttävä vakituisen henkilökunnan puoleen.

Varauksesta informointi ja sen valmistelut

Viimehetken muutoksien sattuessa joudutaan varaustaulukot ilmoitustauluilta
korjaamaan joko käsin, taikka ne on korvattava kokonaan uusilla. Mikäli
kirjat ovat jo muualla ja viikottainen varaustaulukko on jo tehtynä
työntekijöille ja tiloihin, pitää ne tehdä uudestaan ja toimittaa jälleen
eteenpäin.

Vahtimestari on Kulttuurikeskukselle korvaamaton henkilö ja mahdollisten
sairastapausten sattuessa tilanne riistäytyy käsistä. Vakituinen henkilö,
joka pystyy työskentelemään mihin vuorokauden aikaan tahansa ja tietää tilat
ja niiden varauskapasiteetin ja välineistöt on välttämätön nykyiselle
toiminnalle. Sen puuttuessa vuokraustoiminta lamaantuu.

Tilaisuuden toteutus

Vahtimestarin sairauden sattuessa tilojen ovet jäävät avaamatta, ellei joku
muu henkilökunnasta saavu paikalle.

Kävijämäärän kirjaaminen on myös hankalaa ja epätarkkaa. Koko kävijämäärän
tiedon kulkeutuminen johdolle on epävarmaa.

Tilan laskutus

Varaustietojen manuaalinen syöttö laskutusohjelmalle antaa inhimillisen
virheen mahdollisuuden, joka kuitenkin on merkitsevä asiakkaan
tyytyväisyyden kannalta. (Liiallisen laskutuksen mahdollisuus.) Myös
mahdollinen kirjaamaton muutos (Etenkin tilaisuuden aikana ilmenneet
kalustemuutokset) varaustaulukkoon jää täten laskuttamatta.

Laskutusohjelma ei myöskään pidä huolta laskujen seurannasta pankkiyhteyden
puuttuessa. Seuranta jää täysin Jukka Ratan pankkitiliotteiden lukemisen
vastuulle.

Ongelmakartoitus

Teatteri

Teatterin nykyinen lipunvarausjärjestelmä toimii lipunmyyjien kannalta
moitteettomasti, ja heillä ei ole mitään tarvetta muuttaa sitä. Teatterilla
on oma ATK-tukihenkilö, jolle lipunmyyjät voivat välittää mahdollisia
korjausehdotuksia. Henkilökunnalla sekä ATK-tukihenkilöllä on säännöllisin
väliajoin tapaamisia, joiden tarkoituksena on keskustella mahdollisista
parannuksista. Tähän mennessä järjestelmään on tehty muutamia parannuksia
henkilökunnan puolesta, joten yhteistyö sujuu kitkattomasti. Näin ollen
järjestelmään ei ole syytä tehdä muutoksia.

Kaupunginorkesteri

Nykyinen manuaalinen järjestelmä on pitkälti vain yhden ihmisen hallinnassa,
jolloin mm. sairastapauksessa lipunmyyntiin saattaa tulla katkoja. Tältä
vältyttäisiin helppokäyttöisellä tietokoneistetulla
lipunmyyntijärjestelmällä, jolloin mahdollinen sijainen voitaisiin ottaa
suoraan töihin ilman pidempää perehtymistä järjestelmään. Lipun myyntiä
tulisi myös saada nopeutettua, mikä helpottaisi paineita erityisesti
ruuhka-aikoina, kuten konserttien alussa ja Musiikkijuhlien aikana.

Nykyiset valmiiksi painetut kolmesta kohdasta hinnan perusteella repäistävät
liput hidastavat ja hankaloittavat lipunmyyntiä. Lippujen kannoista on
pidettävä tarkkaan huolta, jotta nähtäisiin myydyt liput ja niiden hinnat.
Jos liput voitaisiin painaa myytäessä, päästäisiin eroon lippujen kantojen
säilytyksestä ja erilaiset alennus- ja vapaaliput eivät vaatisi hankalia
erikoistoimenpiteitä. Olisi myös hyvä, jos varauksia voitaisiin ottaa
pidemmälle kuin kuukausi eteenpäin.

Laitteistoon kohdistuva tarve

Järjestelmä voisi koostua yhdestä serveristä (esim. tehokas 486PC), jossa
lipputietokanta fyysisesti sijaitsisi. Serveriin liitettäisiin kaksi
graafista päätettä (esim. 386SX tai tehokkaampi), joista kyselyjä
lipputietokantaan suoritettaisiin. Lisäksi tarvittaisiin ainakin yksi
lipputulostin sekä modeemi, joka mahdollistaisi verkkoyhteyden ulos.



Kuva X. Kaupunginorkesterin lipunmyynnin laitteistokaavio.

Kulttuurikeskus

Manuaalinen tilanvaraus tulisi saada tietokoneistettua. Olisi saatava
ohjelma, jolla voitaisiin päätteeltä hoitaa tilan varaaminen ja joka pitäisi
kirjaa varauksesta, ja täten estäisi päällekkäisyydet. Ohjelmassa tulisi
olla tietokannat tiloista ja myös välineistöstä ja täten se voisi varauksen
yhteydessä ilmoittaa, onko asiakkaan haluama kaluste vapaana ja voidaanko se
korvata jollain muulla. Laskutus tulisi hoitua suoraan varaustietokannasta
jo olemassa olevalle laskutusohjelmalle. Tarvetta olisi hallita tilojen
varaustilannetta jopa vuodella eteenpäin. Graafinen esitys olisi suotavaa,
jotta tilojen tilanne olisi helposti havaittavissa.

Kulttuurikeskuksen johto tarvitsisi raportit, joista kävisi ilmi tilojen ja
välineistön käyttöaste ja tuotto ja kävijämäärät. Välineistöstä
tarvittaisiin raportit niiden iästä, kunnosta, huolloista ja hankinnoista.
Raportit tulisi olla luokiteltavissa erilaisten tilaisuuksien mukaan, esim.
varaajien (kaupunki/yksityiset) taikka tilaisuuden tyypin mukaan
(Häät/konsertti/...).

Vahtimestarin tulisi saada informaatio varatuista tiloista ja niiden
välineistöistä nopeasti ja reaalisessa ajassa. Välineistöjen siirto olisi
huomattavasti helpompaa ja mahdolliset muutokset eivät aiheuttaisi ongelmia,
mikäli tieto tavoittaisi vahtimestarin tarpeeksi ajoissa. Hänen tulisi
pystyä näkemään myös tilaisuuden aikana, minkälaista kalustoa on vapaana ja
missä, asiakkaan mahdollisten lisätarpeiden tyydyttämiseksi. Kävijämäärän
merkitsemisen tulisi olla yksinkertaisempaa.

Kehittämismahdollisuuksia

Taustalähtökohdat

Nykyisestä tilanteesta ja ongelmakartoituksesta voidaan löytää seuraavat
pääseikat:

Teatterin lipunvarausjärjestelmä on moitteeton, mutta liittymät
ulkomaailmaan puuttuvat

Kaupunginorkesterin nykyinen manuaalinen lipunvarausjärjestelmä tulisi saada
tietokoneistettua

Kulttuurikeskuksen tilanvarausjärjestelmä tulisi saada tietokoneistettua

Wäinö Aaltosen museoon ei tarvita ATK:ta

Lipunvarausjärjestelmä



Kuva x.

Lipunvarausjärjestelmien integrointimahdollisuudet

Tarve integrointiin

Teatterin ja konserttitalon palveluja olisi mahdollista integroida yhteen.
Näiden yksiköiden tarjoamat palvelut voisi yhdistää samaan toimipisteeseen,
josta olisi mahdollista varata sekä teatteri-, että konserttilippuja..
Tälläinen toimipiste voisi sijaita esimerkiksi Hansakorttelissa, jossa
päiväittäin käyvien ihmisten määrä on suuri. Tällöin lippujen saatavuus
paranisi huomattavsti, jolloin ihmisten olisi helpompi hankkia niitä.
Nykyisin konserttitalo ja teatteri sijaitsevat melko etäällä keskustasta,
jolloin lippuja hankittaessa täytyy lähteä sinne vain pelkästään lippujen
hakua varten.

Lipunmyyntipisteen aukioloaikojakin kannattaisi silloin muuttaa niin, että
lipunmyyntipiste olisi auki yhtä kauan, kuin Hansakorttelissa yleensä
liikkeet ovat auki. Tällöin ihmiset ehtisivät paremmin käymään siellä kun
tulevat töistä.

Yleisesti ottaen lippujen saatavuus paranisi, jos palveluja integroitaisiin
samaan toimipisteeseen.

Rajoitukset

Yksiköiden integrointia rajoittava tekijä on lähinnä kustannukset.
Kustannusten suuruus riippuu siitä millainen integrointisuunnitelma tehdään.
Suurimmat kustannukset aiheutuvat lähinnä laitteiden hankinnasta, sekä
ohjelmistokustannuksista, yhteydenmuodostamisesta eri varauspisteiden
välille, ja toimipisteestä aiheutuvista kustannuksista.

Mahdolliset vaihtoehdot

Järjestelmien integroinnin järjestämiseen on kaksi mahdollista vaihtoehtoa.
Tasavertaisuusvaihtoehto, sekä pääteyhteysvaihtoehto.

Tasavertaisuusvaihtoehto

Johdanto

Yhteisvarauspisteeseen hankittaisiin oma itsenäisesti toimiva keskuskone,
jonka kautta varaukset teatteriin ja kaupunginorkesteriin tehtäisiin.

Varaus voitaisiin tehdä mistä tahansa näistä kolmesta pisteestä mihin
tahansa paikkaan. Esimerkiksi varattaessa teatteriin lippuja tehtäisiin
varaus yhteisvarauspisteen tietokantaan, josta ohjelmisto ottaisi yhteyden
teatteriin ja tekisi varauksen sinne ja kirjaisi sen myös paikalliseen
koneeseen ylös. Tämän järjestelmän ansiosta tiedot olisivat ensinnäkin aina
kahdessa paikassa ja toisekseen varausjärjestelmää voisi käyttää, vaikka
jompi kumpi laitteistoista olisi toimintakyvytön.

Muutosvaatimukset

Konserttitalolle ja varauspisteeseen täytyisi hankkia samankaltainen
ATK-laitteisto, kuin mikä teatterissa tällä hetkellä on, jotta sama
ohjelmisto saataisiin toimimaan molemmissa laitteistoissa.



Kuva X. Tasavertaisuusvaihtoehdon laitteistokaavio

Pääteyhteysvaihtoehto

Johdanto

Yhteisvarauspisteeseen asennettaisiin päätteitä, joista varaustilanteessa
otettaisiin yhteys teatteriin tai konserttitaloon.

Muutosvaatimukset

Teatterista pitäisi siirtää yksi nykyisistä päätteistä varauspisteeseen,
josta se yhdistettäisiin modeemin avulla teatterin keskuskoneeseen.
Kustannuksiksi tulisi vain modeemien hankinta ja käyttökustannukset, jotka
modeemien ja puhelinlinjojen osalta ovat luokkaa 10000mk ja
käyttökustannusten osalta noin 50mk/kk + 50 penniä per varaus. Modeemin
voisi korvata myös kiinteällä yhteydellä yleisessä kaupallisessa
tietoliikenneverkossa, jolloin käyttökustannukset ainakin pidemmän päälle
tulisivat pienemmiksi ja voisi olla tulevien tietojenkäsittelyhankkeiden
kannalta hyvä sijoitus.

Konserttitaloon tulisi rakentaa kokonaan uusi teatterin varausjärjestelmän
tapainen järjestelmä, josta olisi vastaava yhteys varauspisteeseen. Tämän
kustannukset olisivat laitteiston osalta noin 50,000mk, joka sisältäisi
keskuskoneen varausohjelmistoineen ja pari päätettä, jonka lisäksi tulisi
teatterin järjestelyä vastaavat tiedonsiirtoyhteyden kustannukset.



Kuva X. Pääteyhteysvaihtoehdon laitteistokaavio

Kiinteä- vai puhelinmodeemiyhteys?

Kiinteän yhteyden, tai lähes minkä tahansa muun kuin normaaliin
puhelinmodeemitekniikkaan perustuvan yhteyden, etuna on ennen kaikkea
nopeus. Yhteydenotto tapahtuu käytännössä välittömästi, kun se
puhelinmodeemilla voi kestää puolikin minuuttia.

Puhelinmodeemiyhteys maksaisi puhelinliittymien osalta noin 2000mk,
modeemien osalta noin 3000mk/modeemi ja käyttökustannusten osalta noin
80mk/kk + n. 50p/yhteydenotto (varaus). Mikäli yhteydenottoja olisi
yhteisvarauspisteen ja yhden laitoksen välillä noin 20 päivässä, tulisi
hinnaksi noin 600mk/kk, Koko yhtenäistetyn järjestelmän osalta (3
puhelinlinjaa ja 3-4 modeemia) hinnaksi tulisi noin 18000mk + 1320mk/kk.

Kiinteän yhteyden (19200bps) hinta kahden pisteen välille on liittymämaksun
osalta noin 1000mk ja kuukausimaksun noin 200-1000mk, riippuen melko suoraan
pisteiden välisestä etäisyydestä metreinä. Tämän lisäksi tarvitaan yksi
linjamodeemi molempiin päihin (hinta noin 500-1000mk/kpl). Yhteensä siis
noin 4000mk + 1000mk/kk koko järjestelmän osalta.

Yleiseen tietoliikenneverkkoon liittyminen vaatisi joko
puhelinmodeemiyhteyden tai kiinteän linjan kuhunkin paikkaan, eli kolme
linjaa ja kolme modeemia, johon tulisi lisäksi verkon liittymis- ja
käyttökustannukset. Kaupallisissa verkoissa kustannukset tuskin tulisivat
kovin suuriksi, eivät varsinkaan puhelinmodeemiratkaisua suuremmiksi.
Yleinen tietoliikenneverkko olisi hyvinkin suositeltava vaihtoehto, mikäli
teatteri ja konserttitalo liittyvät Kaupungin tietoliikenneverkkoon
(LANLINK), josta olisi varmasti hyötyä muissakin niiden tulevissa
tietojenkäsittelyratkaisuissa. Liittyminen vaatisi verkon johdotuksen ja
reitittimien asentamisen kytkettäviin paikkoihin. Asiasta kannattaa
tiedustella Kaupungin ATK-osastolta erikseen.

Käyttöliittymä

Käyttöliittymän tulisi olla mahdollisimman helppokäyttöinen. Ohjelman käyttö
tulisi oppia korkeintaan päivän opiskelulla. Näin saavutetaan säästöjä
koulutuskuluissa ja mahdolliset ruuhka-apulaiset on helppo perehdyttää
systeemiin. Helppokäyttöisyys edellyttää yleensä mahdollisimman visuaalista
käyttöliittymää. Eräs toteutusmahdollisuus olisi, että
pääte-/asiakaskoneissa olisi ikkunointipohjainen lipunvarausohjelmisto,
jolla suoritettaisiin kyselyjä keskus-/palvelinkoneen tietokannasta.
Allaolevassa kuvassa on esitetty yksinkertaistettu ikkunointipohjainen
käyttöliittymävaihtoehto. Tämän tyyppisen käyttöliittymän tekeminen
tämänhetkiseen järjestelmään olisi käytännössä hyvin hankalaa, koska tällöin
päätteiden tulisi olla graafisia (MS-Windows tai X Windows).



Kuva X. Mahdollinen graafinen käyttöliittymä



oooooooooooooooooooo oooooooooooooooooooo

oooooooooooooooooooo oooooooooooooooooooo

oooooooooooooooooooo oooooooooooooooooooo

oooooooooooooooooooo oooooooooooooooooooo

oooooooooooooooooo ooooooooooooooooooo

oooooooooooooooooo ooooooooooooooooooo



oooooooooooooooooooo oooooooooooooooooooo

oooooooooooooooooooo oooooooooooooooooooo

oooooooooooooooooooo oooooooooooooooooooo

oooooooooooooooooooo oooooooooooooooooooo

oooooooooooooooooooo oooooooooooooooooooo

oooooooooooooooooooo oooooooooooooooooooo



9.6kbps async n. 350mk/kk modeemeineen, alku 2000mk, 64k 600/kk/linja



Kulttuurikeskuksen tilanvaraus

Koska ohjelmiston ainutlaatuisuuden vuoksi sen kaupallinen hankkiminen on
vaikeaa, jää oman ohjelmiston toteuttaminen ainoaksi vaihtoehdoksi.

Mikäli mahdollista, olisi helpottavaa, mikäli Kulttuurikeskuksen tietokoneet
saataisiin verkkoon. Täten varaus voitaisiin suorittaa mistä tahansa
koneesta ja muiden työntekijöiden olisi mahdollista saada raportteja tilojen
varausprosentista ja vapaista ajankohdista siirtymättä tiloista toiseen.

Mikäli laitteistojen verkotus on kuitenkin jostain syystä mahdotonta, olisi
kuitenkin suunniteltava ohjelma, joka toimisi yksittäisessä PC:ssä ja
sallisi myöhemmän verkottamisen. Täten varaus voitaisiin hoitaa yhdeltä
yhteiseltä koneelta ja se toisi ratkaisun muihin ongelmiin, paitsi
työntekijöiden siirtymiseen tilojen välillä.

Varauksen automatisoinnilla voitaisiin varaukseen tarvittava henkilökunta
minimoida yhteen työntekijään.

Graafinen käyttöliittymä olisi eduksi tilojen varaus- ja käyttöasteen
havainnollistamiseksi. Ohjelmiston olisi oltava ehdottoman helppokäyttöinen
ja sen tulisi sisältää paljon helppitietoa. Täten väliaikaistyöntekijöiden
työskentely helpottuisi huomattavasti.

Ohjelmiston ohjelmointi voidaan (ja täytyy) suorittaa Turun Kaupungin
ATK-osastolla.

Nykyinen laitteistokanta

Kulttuurikeskuksella on yksittäisiä PC:itä 4-5 kappaletta. Mystisesti
työntekijöiden ja tilasiirtojen myötä konekanta voi vaihdella.
Vahtimestarilla on vanha IBM PC .

Yhdessä PC:ssä (386 SX) on kaupungin ATK-osaston (Tehnyt Reijo Salli, Puh:
627315 ) tekemä DOS-pohjainen laskutusohjelma. Se on tuotettu erikseen
Kulttuurikeskuksen tarpeita varten ja se pitää huolen laskutuksesta. Se ei
kuitenkaan ole yhteydessä mihinkään. Ohjelma on toteutettu K-Miehellä ja
tekijän mukaan sen teossa on otettu huomioon mahdollinen myöhempi
laajennettavuus.

Ratkaisun laitteistoon kohdistuma tarve

Graafisen käyttöliittymän ansiosta laitteiston tuli olla vähintään -386
tasoinen, jottei ohjelmisto kävisi sietämättömän hitaaksi. Niiden
laitteiden, joide olisi tarkoitus tarjota havainnollistavat grafiikat tulisi
olla muita koneita tehokkaampia laskentakapasiteetiltaan, nopean ja selkeän
grafiikan takaamiseksi.

Vahtimestari tarvitsisi tehokkaamman koneen, jotta hän voisi suorittaa
tarvittavat tehtävät. Laitteistotasolla 386 SX olisi riittävä.

Laitteiston toteuttaminen tulisi halvemmaksi IBM PC yhteensopivilla
koneilla, koska Kulttuurikeskuksen jo olemassa oleva laitteistokanta on
samaa perustaa.

Ratkaisuehdotuksen ongelmia

Laitteiston mahdollinen verkotus rakennusten välillä saattaa olla vaikeaa,
sillä Turun Kulttuurikeskuksen tilat ovat vanhoja ja museoviraston
suojeluksessa. Tiloissa kulkee jo kuitenkin sähköpaneelit, joihin
verkotuskaapeloinnin lisääminen ei todennäköisesti tuottaisin erityisempää
vaikeutta.

Kaupungin virastojen mukaisesti mahdolliset ohjelmistohankinnat ja
parannukset Turun Kulttuurikeskuksen on toimitettava Turun kaupungin
ATK-osastolla. Täten jo mahdollisesti olemassaolevista kaupallisista
ohjelmista muokkaamalla tehty hallintajärjestelmä tulee mahdottomaksi.

Ohjelmiston toiminnasta

Ohjelmisto sisältäisi seuraavat tietokannat (tietoineen), joiden
päivittäminen tulisi tehdä mahdollisimman helpoksi:



TilatietokantaPinta-ala

Max. henkilömäärä

Soveltuvuudet

Hinnoittelu



KalustetietokantaKalusteen ikä

Tehdyt korjaukset

Hankinta-ajankohta

Hinnoittelu

Sijainti



AsiakastietokantaHenkilötiedot

Laskutusyhteydet

Laskutusmuoto



VaraustietokantaVarattu tila

Varattu ajankohta

Varattu kalustus

Asiakastiedot

Henkilömäärä (odotettu)

Henkilömäärä (saapunut)



LaskutustietokantaAsiakastiedot

Varaustiedot

Laskutuspäivämäärä

Eräpäivämäärä

Maksukehoitukset





Tietokantojen välinen yhteys olisi seuraavanlainen:







Ohjelmiston toiminta

Ohjelmiston vaiheittainen toiminta olisi seuraavanlainen:



Varaus:1. Tarkistetaan tilan vapaus


 1. 1 Mikäli ei vapaata -> ehdotetaan muuta


2.  Tarkistetaan kalusteen vapaus

    2.1 Mikäli ei saatavilla -> ehdotetaan muuta


3.  Tarkistetaan asiakas

    3.1 Mikäli uusi asiakas -> Syötetään asiakastiedot ja maksuyhteys

    3.2 Päivitetään asiakastietokanta


4.  Päivitetään varaustietokanta


5.  Tulostetaan viikottain varauslistat





Muutos: 1. Haetaan varaus varaustietokannasta

2. Haetaan asiakkaan tiedot asiakastietokannasta

3. Tarkistetaan muutoksen mahdollisuudet

3.1 Tilan vapaanaolo

3.2 Kalusteen vapaanaolo

4. Päivitetään varaustietokanta

5. Tulostetaan tarvittaessa uudet varauslistat





Laskutus:1. Tarkistetaan päivän tulostettavat laskut


 1. 1 Haetaan jokaisen asiakkaan tiedot


     1. 2 Haetaan jokaisen varauksen tiedot


         1. 3 Lasketaan hinnoittelutietojen perusteella laskutettava summa


        2.  Tulostetaan lasku erittelyineen


        3.  Tarkistetaan erääntyvien laskujen saanti

        3.1 Tulostetaan maksukehoitus mikäli ilmenee

        3.2 Päivitetään asiakastietokanta

        

        Ohjelmiston tuottamat raportoinnit

        Tilojen käyttöaste käyttäjän tyypin/tilan/ajankohdan/tilaisuuden
        luonteen mukaan

        Erilaiset tuotto- ja rahalliset laskentaraportit

        Kausittaiset tulosvastuuraportit ja niiden mahdollinen suora
        sähköpostittaminen kaupungin muihin organisaatioihin.

        

        Ohjelmiston tietovuokaavio olisi pääperiaatteiltaan seuraavanlainen:

        

        Ohjelmiston ER-kaavio olisi pääperiaatteiltaan seuraavanlainen:

        

        Varauksen toiminta ratkaisuehdotuksen jälkeen

        Tilan varaus ja sen kirjaaminen

        Varaus suoritetaan yksittäisestä numerosta, jossa varaaja kirjaa
        varauksen koneelle. Ohjelmisto tarkistaa onko kyseinen tila vapaana
        ja mikäli ei ole, ehdottaa muita vapaana olevia tiloja. Ohjelmisto
        tarkistaa kalustuksen ja sen saatavuuden. Mikäli varaus suoritetaan,
        päivitetään se varaustietokantaan.

        Varauksesta informointi ja sen valmistelut

        Jokainen työntekijä voi selata vapaana sekä varattuja tiloja.
        Mahdollisten muutosten sattuessa, varaustiedot päivitetään, mikäli
        tila- taikka kalusto on saatavilla. Ohjelmisto tulostaa viikottain
        tilanvaraustaulukon ja muutosten sattuessa jo tulostetuille
        ajankohdille, ehdottaa uusien tulosteiden printtaamista.
        Vahtimestari siirtää kalusteet paikoilleen oman laitteensa
        ilmoittaman tiedon mukaisesti.

        Tilaisuuden toteutus

        Ovet avautuvat mahdollisesti sähköisesti asiakkaan tilaamana
        ajankohtana. Vahtimestari kirjaa kävijämäärän koneelle, joka
        tallentaa tiedot varaustietokantaan. Tilaisuuden päätyttyä
        ohjelmisto siirtää tiedot laskutustietokantaan.

        Tilan laskutus

        Päivittäin ohjelmisto tulostaa postitettavat laskut ja mahdolliset
        maksukehoitukset erittelyineen. Mikäli pankkiyhteys on olemassa,
        ohjelmisto tarkistaa päivän päätyttyä saapuneet maksusuoritukset ja
        päivittää laskutustietokannan sen mukaisesti.